TUGAS

AKUNTANSI PENDIDIKAN

“BUKTI TRANSAKSI ”

 

KELOMPOK I

Kelas 2010 B

DISUSUN OLEH:

N  DIANA SELVIA

N  MERINA PUJI RAHAYU

N  SITI ISTIJAH

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI AKUNTANSI

UNIVERSITAS PGRI RONGGOLAWE

JL. MANUNGGAL NO. 61

 TELP. (0356) 322233 FAX. (0356) 331578

TUBAN

BUKTI TRANSAKSI

A.    Pengertian

Bukti transaksi adalah dokumen-dokumen dasar transaksi , baik yang dibuat sendiri maupun yang berasal dari pihak luar, yang digunakan sebagai sumber pencatatan atau penyusunan laporan keuangan oleh suatu unit usaha.

Transaksi-transaksi keuangan yang terjadi direkam dalam suatu dokumen asli/sumber. Bukti transaksi tersebut menjadi bukti autentik terjadinya transaksi. Bukti transaksi tersebut antara lain terdiri dari faktur, nota, kuitansi dan cek.

Setiap kali melakukan transaksi keuangan, kita harus meminta atau membuat bukti tertulis sebagai tanda bukti yang sah, misalnya pada saat kita mengeluarkan uang, kita sebagai individu atau perusahaan harus minta kuitansi dari penerimanya sebagai bukti bahwa uang tersebut telah betul-betul dikeluarkan. Hal ini perlu untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa dimasa yang akan datang. Oleh karena itu, untuk mendapatkan suatu bukti transaksi yang kuat diperlukan tanda tangan dari pihak luar yang berhubungan dengan transaksi yang dilakukannya.

B.     Manfaat Bukti Transaksi

Ø  Sebagai media yang berisikan data informasi keuangan

Ø  Sebagai dasar pencatatan akuntansi

Ø  Untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas timbulnya transaksi

Ø  Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan atau kekeliruan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan

Ø  Untuk menghindari terjadinya duplikasi dalam pengumpilan data keuangan

C.    Macam – Macam Bukti Transaksi

Pada akuntansi, data yang digunakan sebagai sumber pencatatan berupa bukti transaksi. Bukti transaksi merupakan bukti tertulis sebagai bentuk pertanggungjawaban atas terjadinya suatu transaksi. Bukti transaksi digunakan perusahaan sebagai sumber pencatatan pembukuan. Menurut sumbernya, bukti transaksi dibedakan sebagai berikut.

$ Bukti Transaksi Intern

Bukti transaksi intern adalah bukti transaksi yang khusus dibuat oleh intern dan dibuat untuk intern perusahaan. Yang termasuk bukti intern adalah sebagai berikut.

1.          Bukti Kas Masuk

Bukti kas masuk adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara cash atau secara tunai. Coba Anda perhatikan contoh bukti kas masuk berikut ini

Gambar kas masuk

2.          Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai, seperti pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran utang atau pengeluaran-pengeluaran yang lainnya. Untuk lebih memahami, coba Anda perhatikan contoh di bawah ini

Gambar kas keluar

3.          Memo
Apa yang dimaksud dengan memo? Memo adalah bukti pencatatan antar bagian atau manager dengan bagian-bagian yang ada di lingkungan perusahaan. Coba Anda perhatikan contoh di bawah ini

Gambar Memo

$  Bukti Transaksi Ekstern

Setelah Anda mempelajari bukti transaksi intern barangkali telah memahaminya, mari kita lanjutkan materi kita yang berhubungan dengan bukti transaksi ekstern. Bukti transaksi ekstern adalah bukti pencatatan transaksi yang berhubungan dengan pihak di luar perusahaan. Misalnya kuitansi, faktur, nota kontan, nota debet, nota kredit dan cek. Baiklah akan kita bahas apa pengertian dari bukti transaksi ekstern tersebut dan akan saya berikan contoh-contohnya.

a.    Kuitansi

Kuitansi ( official Receipt )Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-

Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :

)  Nama yang menyerahkan uang

)  Jumlah uang yang dibayarkan

)  Tanggal penyerahan uang

)  Nama dan tanda tangan yang menerima uang

Gambar 1 Kuitansi

b.   Nota Kontan

Nota kontan adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli secara tunai. Lembar pertama (asli) diserahkan kepada pihak pembeli dan copynya disimpan pihak penjual sebagai bukti transaksi penjualan tunai.

Nota kontan memuat informasi :

·           Nama perusahaan yang mengeluarkan nota

·           Nomor nota

·           Tanggal transaksi

·           Jenis barang

·           Banyaknya barang

·           Harga satuan

·           Jumlah harga

Gambar  2  Nota Kontan

Surat pesanan dibuat untuk menjamin keabsahan pesanan dan untuk keyakinan       supplier, dalam membuat surat pesanan bagian pembelian hendaknya melihat       daftar harga dan persyaratan dari supplier.

" Yang perlu dimuat dalam surat pesanan antara lain :

,  Kepala surat ( nama, alamat, no telepon/fax perusahaan )

,  Nomor surat

,  Pada format kolom, diisi dengan nama barang dan banyaknya barang yang dipesan

,  Cara pembayaran diisi dengan nama bank, nomor rekening, nama pihak yang mewakili pihak penjual

,  Salam penutup diisi dengan tanda tangan dan nama pihak pembeli

Gambar  Surat Pesanan

Kartu persediaan dibuat untuk mencatat barang yang telah berada di gudang,       pencatatannya dapat dilakukan secara manual atau secara komputerisasi. Yang       perlu dimuat dalam kartu persediaan antara lain :

 Yang perlu dimuat dalam  kartu persediaan antara lain :

o    Bulan dan tahun dibuatnya kartu persediaan

o    Kolom label diisi dengan nama, ukuran dan kode produk

o    Kolom masuk diisi dengan banyaknya barang yang masuk sesuai urutan tanggal

o    Kolom keluar diisi dengan banyaknya barang yang keluar sesuai dengan urutan tanggal

o    Kolom saldo diisi dengan rumus Saldo = Saldo +  ( masuk – keluar )

o    Kartu persediaan

o    Keterangan diisi dengan hal-hal yang menjadi catatan, seperti jumlah batas pesanan 

	Gambar Kartu Persediaan

 

c.    Faktur ( Invoice )

Faktur adalah pernyataan tertuis dari pihak penjual kepada pembeli mengenai barang yang dijual, jumlah dan harganya, yang dapat dijadikan pegangan oleh pembeli untuk meneliti barang-barang yang dibelinya.

Bagi pihak pembeli, faktur yang diterima merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi penjual, faktur yang diterima merupakan faktur penjualan.

Faktur memuat informasi tentang :

§   Nama dan alamat penjual

§   Nomor faktur

§   Nama dan alamat pembeli

§   Tanggal pesanan

§   Syarat pembayaran

§   Keterangan mengenai barang (jenis barang, kuantitas barang, harga satuan barang dan jumlah harga).

Gambar 3  Faktur

d.   Nota Kredit dan Nota Debit

Nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual, nota kredit diterbitkan oleh penjual. Bukti ini merupakan alat persetujuan dari pihak penjual atas permohonan pengurangan harga dari pihak pembeli karena barang yang diterima sebagian rusak atau tidak sesuai dengan pesanan pembeli.

Nota debit adalah berisi informasi yang menyatakan tentang pengiriman kembali barang yang rusak atau permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual. Nota debit dibuat oleh pihak pembeli.

Hal-hal yang tercantum pada nota debit dan nota kredit pada prinsipnya sama, tetapi perbedaannya terletak pada informasi yang tercantum di dalam masing-masing nota. Nota kredit dan nota debit terjadi apabila barang yang dibeli atau dijual mengalami kecacatan atau tidak sesuai dengan apa yang dipesan oleh pihak pembeli.

Cara pengisian nota kredit dan nota debit, adalah sebagai berikut :

1.    Isilah

a.    Nama perusahaan/instansi yang menerbitkan nota tersebut

b.    Nomor dan tanggal nota saat terjadinya transaksi

c.    Pihak yang dituju

d.   Nama barang dan

e.    Kuantitas serta harga barang

2.    Jumlahkan total jumlah dan harga barang

3.    Mintalah tanda tangan pembuat nota dan pihak yang mengetahui tentang dibuatnya nota tersebut.

 

 

Gambar 4  Nota Kredit

 

                  

Gambar 5  Nota Debit

e.    Cek ( Cheque)

Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.

Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.

 

Gambar 6 Cek

f.     Bilyet giro

Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.

Gambar 7  Bilyet Giro

g.    Rekening Koran

Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.

 

Gambar 8  Rekening Koran 

D.    Pengelolaan Bukti Transaksi

·         Penyiapan Bukti Transaksi

Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan untuk menyiapkan bukti transaksi:

1.      Formulir bukti transaksi

2.      Alat tulis (kertas, pensil, bolpoint, penghapus, penggaris)

3.      Mesin tulis (ketik) manual atau elektronik

4.      Alat hitung seperti mesin hitung manual atau elektronik

·         Analisis Bukti Transaksi

1.      Karakteristik keabsahan transaksi

Karakteristik atau cirri-ciri keabsahan bukti transaksi adalah memenuhi

a.       Keabsahan formil, dalam arti transaksi dilakukan melalui prosedur formal yang ditunjukkan dalam bukti transaksi dengan tanda tangan pihak-pihak yang terkait dan mempunyai kewenangan untuk melakukan transaksi yang bersangkutan.

b.      Keabsahan materiil, dalam arti perhitungan nilai uang yang terkait dengan transaksi yang bersangkutan dilakukan dengan benar sehingga menghasilkan jumlah uang yang seharusnya.

2.      Kegiatan analisis bukti transaksi

a.        Bukti transaksi suatu perusahaan dibedakan menjadi 2:

ü  Bukti intern: bukti transaksi yang dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga yang dijadikan sumber dan dokumen pencatatan oleh perusahaan biasanya lembar kedua (copy), sementara yang asli diserahkan kepada pihak luar yang terkait.

ü  Bukti ekstern: bukti transaksi yang diterima perusahaan dari pihak luar yang membuat dan mengeluarkan bukti transaksi yang bersangkutan.

b.       Analisis bukti transaksi meliputi kegiatan:

Identifikasi (penentuan) keabsahan fisik bukti transaksi

·         Identifikasi transaksi (transaksi apa) dan meneliti apakah transaksi sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan atau tidak.

·         Menentukan kebenaran penghitungan nilai uang.

·         Menentukan kaun-akun buku besar dan jumlah rupiah yang harus di debet dan di kredit sebagai akibat terjadinya transaksi.

·         Penyimpanan  Bukti Transaksi
Pada jurnal dan buku besar, transaksi yang sudah dicatat diarsipkan dengan pengelompokan sebagai berikut:

1.      Kelompok dokumen penjualan kredit, untuk arsip faktur penjualan.

2.      Kelompok dokumen pembelian kredit, untuk arsip faktur faktur pembelian.

3.      Kelompok dokumen penerimaan kas, untuk arsip bukti transaksi penerimaan uang (kas).

4.      Kelompok dokumen pengeluaran kas, untuk arsip bukti transaksi pengeluaran kas.

5.      Kelompok dokumen memorial, untuk arsip bukti transaksi lainnya (transaksi intern).

N  Pengelolaan Buku Jurnal

a.      Persiapan pengelolaan buku jurnal

1.          Peralatan yang diperlukan dalam pengelolaan buku jurnal

a.       Bukti transaksi yang telah dinyatakan abash

b.      Buku jurnal baik jurnal umum maupun jurnal khusus

c.       Alat tulis kantor (kertas, pensil, bolpoin, penghapus, penggaris)

d.       Alat hitung baik manual maupun elektronik

e.       Formulir laporan

2.          Identifikasi data transaksi

Data yang harus ada untuk kepentingan akuntansi meliputi:
a.    Nama debitor kepada siapa barang dijual
b.    Jenis, tipe barang yang dijual
c.    Kuantum (banyaknya) satuan barang yang dijual
d.    Harga satuan barang yang dijual
e.    Jumlah rupiah harga barang, PPN dan jumlah rupiah terhutang

b.      Pencatatan Transaksi Dalam Buku Jurnal Umum

1.        Transaksi perusahaan

2.        Transaksi-transaksi yang umumnya terjadi dalam suatu perusahaan adalah sebagai berikut:

a.       Penerimaan setoran modal dari penanam modal (pemilik).

b.      Pembelian peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam pelaksanaan aktivitas usaha perusahaan

c.       Penjualan barang atau jasa.

d.      Penerimaan tagihan (piutang) dari debitor.

e.       Pembayaran hutang kepada kreditor.

f.       Pembayaran beban-beban

Transaksi yang menyangkut pihak ekstern perusahaan disebut transaksi ekstern. Sementara trnsaksi dalam bentuk keadaan yang timbul dalam perusahaan dan harus dicatat sehubungan dengan penerapan konsep (azas) akuntansi yang lazim disebut transaksi intern.

c.       Pencatatan transaksi dalam buku jurnal

Mencatat transaksi dalam jurnal adalah mencatat penambahan atau pengurangan saldo akun yang terkait dengan cara mendebet atau mengkredit akun yang bersangkutan.

% Akun-akun yang digunakan dalam perusahaan dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu: aktiva, kewajiban, ekuitas, penghasilan, dan beban.

% Posisi akun-akun aktiva dalam neraca adalah debet.

% Posisi akun-akun kewajiban dan ekuitas dalam neraca adalah di sisi kredit.

% Sifat akun-akun penghasilan dan beban berhubungan denganpengaruhnya terhadap ekuitas. Akun ekuitas di debet jika terjadi pengurangan dan di kredit jika terjadi penambahan. Terjadinya penghasilan dicatat di sisi kredit akun penghasilan.

% Pengaruh transaksi terjadinya beban mengakibatkan terjadinya pengurangan terhadap ekuitas. Terjadinya beban dicatat debet akun beban.

d.      Rekapitulasi jurnal umum

Posting data jurnal umum bias dilakukan tiap pos jurnalpada tanggal terjadi transaksi, bisa juga secara periodik misalnya tiap hari kerja, tiap akhir minggu atau tiap akhir bulan. Secara periodik, data jurnal untuk suatu periode tertentu dibuat lebih dahulu ikhtisar (rekapitulasi).

E.     Sistem Bukti Transaksi dalam Akuntansi

sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mencatat dan melaporkan informasi keuangan yang disediakan bagi perusahaan atau suatu organisasi bisnis. Sistem akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan besar sangat kompleks. Kompleksitas sistem tersebut disebabkan oleh kekhususan dari sistem yang dirancang untuk suatu organisasi bisnis sebagai akibat dari adanya perbedaan kebutuhan akan informasi oleh manajer, bentuk dan jalan transaksi laporan keuangan. Sistem akuntansi terdiri atas dokumen bukti transaksi, alat-alat pencatatan, laporan dan prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasilnya. Operasi suatu sistem akuntansi meliputi tiga tahapan:

$ Harus mengenal dokumen bukti transaksi yang digunakan oleh perusahaan, baik mengenai jumlah fisik mupun jumlah rupiahnya, serta data penting lainnya yang berkaitan dengan transaksi perusahaan.

$ Harus mengelompokkan dan mencatat data yang tercantum dalam dokumen bukti transaksi kedalam catatan-catatan akuntansi.

$ Harus meringkas informasi yang tercantum dalam catatan-catatan akuntansi menjadi laporan-laporan untuk manajemen dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.

Bukti transaksi terlebih dahulu diproses/dientry ke system komputer sebelum diserahkan ke bagian akuntansi.

 

System komputer  dapat menggantikan sebagian besar pekerjaan akuntansi sehingga personal  hanya  meng-entry/Mencatat data transaksi sekaligus mengasilkan bukti transaksi selanjutnya Jurnal, Laporan, posting ke buku besar dan buku pembantu sampai pembuatan neraca, neraca saldo, rugilaba,  perubahan modal serta analisanya dikerjakan oleh komputer.

Proses pencatatan data jurnal pada system akuntansi komputer juga bervariasi tergantung pada prosedure dan metode serta tingkat integrated system yang diterapkan oleh pembuat program aplikasi tersebut.  Banyak program aplikasi accounting siap pakai diperjual belikan  seperti program aplikasi akuntansi komputer yang dikenal secara luas di dunia akuntansi adalah Dac Easy Accounting, MYOB, MAS dll,  namun banyak perusahaan tidak dapat menggunakan program aplikasi tersebut karena beberapa hal, antara lain masalah standarisasi, tingkat kebutuhan perusahaan terhadap informassi yang berbeda dll. Dac Easy Accounting menggunakan standarisasi negara pembuatnya (Amerika). MAS adalah product local namun apa yang terdapat dalam aplikasi banyak tidak tidak dapat mengaplikasikannya karena berbagai alasan. Untuk itu banyak perusahaan membuat program aplikasi sendiri sesuai dengan system akuntansi yang diterapkan di perusahaannya.

Dengan program ini tugas  operator  hanya  mencatat transaksi yang terintegrasi dengan subs system lain,  selanjutnya komputer akan mengolahnya sampai kesasaran akhir laporan keuangan yaitu neraca, laporan rugi laba dan laporan perubahan modal serta analisanya.

DAFTAR PUSTAKA

Yusuf Haryono. Dasar-dasar Akuntansi. STIE YKPN. Yogyakarta.1997.

Sugiarto. Pengantar Akuntansi. Pusat Penerbitan Universitas Terbuka. Jakarta. 2002.

SarionoEndro.Manusia dan Perilaku Ekonomi.Ganeca Excact.Jakarta.2007.

http ://id.m.Wikipedia.org./wiki/BuktiTransaki.

http://www.blogger.com/email/post.Miftahudin.MacambuktiTransaski